En anteriores artículos, hemos hablado de aquellos aspectos que no puedes pasar por alto si quieres asegurar el éxito en tus eventos. En esta ocasión, queremos destacar la especial importancia de la elección del espacio para la celebración de tu evento corporativo. Una vez tengas clara la estrategia creativa que quieres seguir y el público objetivo al que te diriges, toca buscar un lugar que permita ir a la par de los dos conceptos anteriores.
A continuación, descubrirás que un venue no es un simple sitio donde celebrar un acto, sino que debe contar con una infraestructura acorde, accesible y bien ubicada además de con capacidad adecuada entre otros aspectos. Para ello, debes tener claras las normas a tener en cuenta, qué instalaciones son imprescindibles para ti, qué problemas de transporte o de montaje pueden surgir y cómo debe adaptarse según el público asistente.
1. ¿Qué normativa es imprescindible cumplir?
El espacio elegido para tu evento debe asegurar unas condiciones específicas de seguridad, higiene, sanitarias, de accesibilidad y un nivel de ruido aceptable. A su vez, debe permitir que la Administración pueda acceder al espacio para inspeccionar y controlar el mismo en caso necesario. Cada comunidad autónoma dispone de su propia normativa y el organizador debe tenerla en cuenta antes de decidirse por una u otra ubicación, siendo de especial importante el tema de aforos. Para conocer las diferentes normativas puede ser interesante consultar con el Convention Bureau de la zona donde tienes previsto desarrollar tu evento.
Al contratar un espacio ya preparado para eventos, te aseguras cumplir con gran parte de la normativa, ya que están específicamente capacitados para este tipo de actos. En caso de querer celebrarlo en un lugar totalmente ajeno a la actividad de eventos, tendrás que ser capaz de preparar el espacio para que cumpla con la normativa.
Para terminar, la empresa organizadora del evento debe ser capaz de financiar los daños y perjuicios que puedan producirse en consecuencia de la celebración del evento y adecuar el acceso para personas de diversidad funcional.Como organizador de eventos, estás obligado a contratar una póliza de Seguro de Responsabilidad Civil para Espectáculos y Eventos (en la mayoría de los espacios para eventos ya incluyen este importe en el presupuesto del alquiler del venue). ¿Para qué sirve este Seguro? Con él, garantizas cubrir daños materiales y personales que puedan ocasionarse a los asistentes.
2. ¿Qué instalaciones no deben faltar en tu espacio?
Es necesario tener en cuenta que el espacio para el evento no es sólo el lugar donde estarán reunidos los asistentes. Hay otras zonas que necesitarás para que, por ejemplo, la empresa de catering pueda trabajar cómodamente (en caso de que tengan que cocinar) y que esta misma sala se encuentre próxima a la zona donde comerán los asistentes (para evitar trayectos muy largos que estropeen la calidad del servicio).
Además, deberás prever un espacio para guardar el material que lleves contigo (lanyards, regalos, botellas de agua para ponentes, documentación importante). Será ideal que esta misma sala pueda cerrarse con llave para tu tranquilidad.
Por otro lado no dejes un espacio demasiado pequeño para la zona de acreditaciones. Ten en cuenta que habrá horas pico en las que la acumulación de personas dificultará el acceso, dando una sensación de caos antes siquiera de dar comienzo el evento. Además es importante que el espacio permita el distanciamiento reglamentario y que cuente con las medidas de protección oportunas.También reserva un lugar para una mesa de incidencias.
3. La importancia de los accesos
Imagínate la situación. Debes organizar un evento de presentación de un vehículo. Ya tienes todo coordinado, un espacio estupendo donde el coche destacará entre todos los asistentes, una ubicación envidiable, una decoración impoluta, etc. Pero en el momento de entrar el vehículo, este no cabe, o debe sortear unos escalones que no habías visto. Un detalle que tira abajo todo el trabajo previo. Es por ello que es tan importante conocer bien el producto o servicio que vas a presentar; que midas todos los accesos (de ancho y de alto), que realices un render del montaje con todos los elementos, especialmente si quieres llevar tu propio mobiliario y no quieres sustos de última hora.
En algunas ciudades será igual de importante comprobar que la entrada de mercancías no se ubique en una zona restringida para determinados vehículos o que disponga de un espacio suficiente de aparcamiento para descargar todo tu material.
4. Realizar siempre una vista de inspección.
Nunca te quedes con lo que has visto en las fotos. Concreta una cita con los responsables del venue y toma tus propias fotos y medidas. Esto te ayudará a visualizar mejor y de forma más realista, cómo quieres distribuir el espacio, qué elementos extras tendrás que contratar, si cuentas con los enchufes suficientes, la distancia real que se tarda en recorrer el lugar, si es o no luminoso, si tiene cerca una sala para que la empresa de catering pueda preparar el servicio sin problema, cuánta gente podrás acomodar sin que parezca que está muy vacío o demasiado lleno…
Es posible que al presentarte en el venue veas que algunas de las ideas que tenias en mente no podrán llevarse a cabo, ¡pero también que te surjan otras nuevas! En la medida de lo posible, pregunta a los responsables del espacio y déjate asesorar, ellos son los que mejor conocen su espacio y estarán encantados de conocerte.
5. ¿Es el espacio ideal para mi evento?
Te acabas de topar con un venue maravilloso, que cumple con el aforo que requieres, accesos perfectos, con una preciosa infraestructura, materiales audiovisuales disponibles… Pero ¿se adapta a los objetivos de tu evento?¿Y al público que va a asistir?
Imagina por un momento que tu evento está enfocado a jóvenes estudiantes, has encontrado un espacio alejado de la ciudad que cumple con lo que necesitas. Esto no sería un problema si justamente buscabas un lugar más apartado, pero, o bien contratas un servicio de transporte para solventar este punto, o tus asistentes no tendrán facilidad para desplazarse a tu evento.
Igualmente ocurre si el espacio por el que te has decidido es perfecto salvo por la ambientación del mismo. En este caso deberás proveer de un presupuesto extra para convertir ese espacio en algo que se adecue a la imagen de marca o evento que quieres transmitir.