No es ninguna novedad para el profesional de los eventos la dificultad que tiene controlar todos los aspectos necesarios para la organización de un acto. Ya hemos hablado de las fases que componen un evento de principio a fin, pero, ¿sabes cuáles son esos fallos que se repiten una y otra vez? Descúbrelos y adelántate a los problemas más comunes. Evitarás una importante pérdida de dinero, tiempo y esfuerzos.

1. No establecer OBJETIVOS

¿Tienes claro para qué organizas un evento? Quizás quieras presentar un producto o servicio nuevo, reunir a proveedores y buyers en un mismo espacio para crear relaciones comerciales, fidelizar a tus clientes… Las opciones son infinitas, pero deben ser claras y coherentes con tus propósitos. En caso de no saber bien por qué lo haces, corres el riesgo de hacer un evento que reúna muchos factores sin conexión y perder la verdadera esencia del mismo.

2. No escoger una FECHA coherente

Con el calendario en mano, apunta todos los eventos externos que se llevan a cabo en el periodo que estabas pensando llevar a cabo tu evento (otras ferias relacionadas con tu sector, días festivos o próximos a ellos, partidos de fútbol…). De este modo, sabrás qué fechas son las menos recomendables si quieres una buena asistencia a tu evento. Además, los días de la semana también cuentan, siendo los lunes los días menos recomendables (ya que es cuando la gente comienza a organizarse la semana) y los miércoles y jueves los más aconsejables. Se trata de evitar alterar la rutina de trabajo en exceso.

3. No definir tu PÚBLICO OBJETIVO

Aquí debes hacer un ejercicio de selección, ya que no puedes invitar a todo el mundo a tu acto. Según los objetivos que te hayas marcado previamente, por un lado tendrás el público que asistirá a tu evento y por otro lado, el público al que quieres dirigir el producto/servicio. Es decir, si organizas una feria del sector de la restauración, te interesa invitar a profesionales del sector hostelero, pues serán los que mayor provecho saquen del mismo.

No obstante, si quieres hacer la presentación de un producto de gran consumo (como por ejemplo, un perfume), no puedes invitar a todos los posibles compradores del producto, pero sí debes invita a aquellas personas relevantes entre los compradores que harán de portavoces de tu producto y harán llegar el mensaje de tu evento a gran escala.

4. No tener un control de tus ASISTENTES

Tan importante es saber a quién invitas, como tener un registro de quien acude realmente a tu evento. Con un sistema de gestión de acreditaciones podrás crear listas de pre-acreditados, ver quien a confirmado (o no) su presencia, gestionar invitados de última hora y por supuesto tener informes en tiempo real de quién ha acudido a tu evento. Un sistema de acreditaciones como PECKET te permite acceso continuo al número de registrados lo que te facilitará la gestión de aforos, catering, personal, material promocional,…que vas a necesitar el día del evento. Además, tener un registro del número y datos de asistentes reales te permitirá personalizar la comunicación post- evento.

5. No marcar un PRESUPUESTO

Tendemos a tener las ideas más brillantes, divertidas, originales y… las más caras. La realidad es que la empresa estipulará una partida económica a respetar. Esto hará que tengas que ser creativo buscando la forma de cumplir con los objetivos presupuestarios previamente marcados. Compara proveedores, negocia, piensa alternativas de materiales y déjate aconsejar. El sector cuenta con numerosos profesionales que te ayudarán a sacar el mejor provecho a tus recursos. La imaginación será tu mejor aliada para crear auténticas maravillas impactantes con un bajo presupuesto.

6. No elegir un LUGAR apropiado

Ya tienes los objetivos, el público, la fecha y el presupuesto. Ahora debes decidir dónde llevar a cabo tu evento para poder cumplir con todo lo anterior. Escoge un venue que se adapte al número de asistentes (ni muy pequeño para respetar el aforo, ni demasiado grande para que parezca desangelado), bien ubicado según el público que recibes y de donde viene: ¿está cerca de los medios de transporte?¿es céntrico o está alejado del barullo de la ciudad?¿cuenta con parking?.

Además es importante que reúna las condiciones que requiere tú tipo de evento: ¿incluye diferentes servicios audiovisuales o dan facilidades para subcontratarlo?¿las zonas de carga y descarga son accesibles?, ¿disponen de cocina o catering?,… Tener bajo control todos estos aspectos te evitará más de un quebradero de cabeza o un desembolso extra con el que no contabas.

 

 

7. No contar con los PERMISOS y LICENCIAS

Este aspecto es de suma importancia teniendo en cuenta que puedes llevar preparando el evento meses, ponerlo todo a punto y, llegado el día del acto, las autoridades no permitan el desarrollo del mismo por no tener en orden los permisos y licencias necesarios según el evento que estés llevando a cabo. Infórmate previamente, ya que cada Comunidad Autónoma y Ayuntamiento (e incluso las juntas de distrito) tiene su propia reglamentación y normativa necesaria para la ejecución de un evento. La mayor parte de los Convention Bureau pueden ayudarte con la consecución de este tipo de licencias, plazos y requisitos.

8. No planificar con TIEMPO suficiente

Nunca, jamás, improvises en tu evento. Son demasiados los factores a tener en cuenta para que salga todo bien, por lo que dejar algo al azar es un elemento arriesgado para garantizar el éxito de tu evento. Puedes crear un retroplanning detallando las diferentes tareas, a quién corresponde cada una tarea y en qué fecha debe llevarla a cabo. Es esencial mantener la comunicación con tu equipo para estar todos perfectamente coordinados.

9. No dar suficiente importancia a la COMUNICACIÓN

Resulta esencial preparar una estrategia para comunicar tu evento. No olvides que esta estrategia debe cumplirse en tres fases: antes, durante y después del evento. Haz uso de tus bases de datos, crea e-mailings, explota tus redes sociales, páginas webs, publicidad o boletines informativos. Aprovecha que muchas de estas herramientas son gratuitas o suponen un coste mínimo pero generan una gran cantidad de beneficios si sabes gestionarlas, a corto y largo plazo.

10. Terminar un evento y todo lo que le rodea

Ten claro que un evento no termina cuando los asistentes se marchan. Tienes un sinfín de oportunidades para saber si tu evento ha funcionado según lo previsto o conocer qué ha fallado y cómo podrías mejorarlo. Analiza si se han cumplido todos los objetivos que te habías marcado en un principio y realiza un informe con conclusiones y puntos de mejora que serán de gran utilidad en el siguiente evento.

No te olvides de tus asistentes una vez hayan abandonado el recinto. Agradece su visita y pregúntales por la experiencia, seguramente te den un punto de vista que no habías considerado y que puede ser muy valioso en tu próximo evento.

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