Los eventos son actos sociales cuyos objetivos son de lo más variados. Hay eventos destinados al ocio, al networking, a la formación, artísticos, empresariales, deportivos… Incluso hay eventos que tienen un poco de todo. Aunque la finalidad es siempre la misma: crear experiencias para las personas. No obstante, esta meta no es tarea fácil. Son muchos los conceptos y situaciones a tener en cuenta (y a medida que trabajes en más eventos, más problemas conocerás, algunos de ellos se repiten tanto que se convierten en las Leyes de Murphy en los eventos).
Deberás poseer, al menos, las siguientes cualidades que te proponemos para conseguir ser todo un profesional de la organización de los eventos y no morir en el intento.
1- Como el propio nombre indica: organizado.
En un evento son varios los aspectos a prever: desde dónde querrás que el evento tenga lugar, cuándo, con cuántas personas, hasta qué darás de comer a los asistentes, en qué formato, con qué empresa de catering. Así como la decoración, la temática, el material necesario… Cada campo mencionado es un mundo y tiene sus propias fechas y dificultades. La agenda y los programas de organización de tareas existentes serán tus mejores aliados para establecer plazos:Trello, Archmule, Meistertask, Monday.com, son algunas de las opciones que pueden ser de gran utilidad.
2- La sociabilidad como factor fundamental.
Conocerás a muchas personas: tu propio equipo, diversos proveedores, expositores, patrocinadores, los propios asistentes al evento… Cada uno tendrá su forma de trabajar, carácter, personalidad. Ser capaz de gestionar correctamente cada carácter te ayudará a saber cómo debes organizarte (no todos cumplen las fechas como tú o saben explicarse apropiadamente, unos tienen menos paciencia y otros querrán convertirse en tus amigos). No esperes a que se comuniquen contigo y toma la iniciativa.
3- El trabajo en equipo: tantas veces vivido, tan pocas aprendido.
Nadie dijo que fuera fácil saber coordinarse con gente que tiene una forma de trabajar diferente a la tuya. Pero ahí radica tu capacidad de adaptarte; hacer escuchar tus ideas (y escuchar las de otros); debatir las opciones; estar abierto a otras formas de trabajo; dirigir o delegar funciones; hacer frente a los problemas que surjan y mantener siempre, siempre el buen ambiente.
4- Mantener la calma en tiempos de tempestad.
Aparecerán mil situaciones no previstas que tendrás que solucionar en tiempo récord. No sin antes tener un poco (o no tan poco) de ansiedad. El móvil no dejará de sonar, te visitarán muchas personas a la vez cada uno con un problema, los e-mails se acumularán en tu buzón, los proveedores te pedirán más tiempo para entregar sus pedidos… Parar, respirar y comenzar a gestionar cada parte es toda una aventura. No obstante, no dejes de hacerlo, ya que saber permanecer tranquilo te hará triunfar en una de las profesiones más estresantes de la actualidad. Recuerda que el estrés es un obstáculo más a sortear y hará más difícil mantener la compostura, pero no hay que olvidar que el resto del equipo probablemente lo sufra también.
5- Ser una persona activa y flexible con tu jornada laboral: los horarios no existen, son los padres.
Sabrás cuándo entras a un evento… pero no cuándo saldrás. La parte buena es que tampoco te enterarás de la cantidad de horas que estás haciendo, estarás tan entretenido/a gestionando todo que cuando te quieras dar cuenta, habrás visto que has hecho casi dos jornadas laborales de una sola vez. Será en el momento en el que te detengas cuando tus piernas te recordarán las agujetas que tendrás al día siguiente y que, cuando llegues a casa, pongas los pies en alto.
6- La creatividad y la imaginación, dos “must” del organizador de eventos:
Todos los eventos tienen unos objetivos (tan variados como las exigencias de la marca organizadora). Pero de lo que no hay duda de que existe un fin común: dar a conocer un mensaje y que sea recordado. Hay que tener en cuenta que los asistentes a tu evento ya habrán ido a muchos anteriormente, por lo que es indispensable la diferenciación (y esto sólo se consigue con altas dosis de creatividad e imaginación). Busca aquel concepto coherente con tu público que se adapte al formato del evento, pero tenga un propio sentido. Analiza esas ideas que hayan surgido en el proceso de brainstorming y quédate con esa que se adecue de forma integral a todo el proyecto.
Con estas cualidades y muchas ganas de trabajar en el apasionante mundo de los eventos, tienes todas las papeletas de disfrutar de una de las profesiones más divertidas, dinámicas y entretenidas actualmente. Y si ya te dedicas al mundo de los eventos, ¿a qué esperas para llevar tu evento al siguiente nivel con PECKET? Ponte en contacto con nosotros contándonos tu proyecto a [email protected] y te asesoraremos