“Si algo puede salir mal… probablemente saldrá mal”. Así se resume la famosa Ley de Murphy. Una forma de explicar a la perfección el impredecible mundo de los eventos, donde incluso la previsión más minuciosa no es capaz de evitar algún que otro contratiempo.  A continuación te presentamos las situaciones más usuales que, como organizador de eventos, habrás vivido alguna vez en la vida. Quién sabe, ¡quizás te sirva de guía para tener en cuenta en tu próximo evento!.
  • El material audiovisual siempre, siempre, dará problemas. La presentación del ponente no tiene el mismo formato que el ordenador que necesita utilizar, el puntero para pasar la diapositiva no funciona, la pantalla cambia de color y el congreso parece más bien una discoteca, el micrófono ha decidido tomarse el día libre, las pruebas técnicas previas han sido en vano porque un cable (a saber cuál) dejó de estar bien conectado… Da igual cuánto hayas repasado todos los archivos, las pilas, las conexiones… siempre habrá una nueva situación que te sorprenda. Eso sí, sea lo que sea, lleva un repuesto.
  • Has firmado un presupuesto con todos los artículos necesarios. Prepara una partida de gastos adicional. En el momento del evento, probablemente, te haga falta un conector de audio o un distribuidor HDMI con los que no contabas. Creías que con dos azafatas bastaría, pero ese día llamarás a la agencia para que envíen rápido a una persona más. Quince canapés por persona te parecían suficientes, pero contratarás un refuerzo de comida. Lo tenías todo controlado, menos las botellas de agua para los ponentes del congreso. Como ves, las situaciones pueden ser miles y es imposible tenerlas todas en cuenta. Cúrate en salud y reserva una cantidad del presupuesto para estos imprevistos.
  • Si el señor del tiempo preveía sol y despejado todo el mes, probablemente el día del evento llueva. Revisas una y otra vez la aplicación del tiempo en el móvil: 0% de probabilidad de precipitaciones, nubosidad prácticamente invisible, temperatura agradable. Pero el día de evento, la maravillosa tarde se oscurece, empieza a aparecer una brisa demasiado fresca, las primeras gotas comienzan a estresarte un poco y empiezas a pensar ¿y ahora qué? Siempre, siempre, prevé una opción B cercana a la terraza o jardín por si el tiempo da un respiro, un espacio cubierto puede salvarte. Ah, y no olvides preguntar siempre a tu proveedor de audiovisuales, ¡hay empresas que con un pronóstico del 10% de lluvia se niegan a montar dado el valor de sus equipos!
  • El mito favorito es la fecha límite de entrega. Tienes Google Calendar, Trello,  Archmule, Meistertask, Monday.com, la agenda marcada con mil colores con todas las fechas a respetar (envío de diseños, pagos al proveedor, planos meticulosamente estudiados listos para firmar definitivamente, azafatas confirmadas para tu evento…). Pero llegado el día, a los diseños para la cartelería hay que “darles una vuelta”, el proveedor desconocía el límite de entrega del pedido, el plano no ha superado el aprobado y a la azafata le ha surgido un tema que le impedirá ir al evento. Si bien los imprevistos existen, adelántate a ellos marcando unos días antes la revisión de los diseños y planos, confirma con tu proveedor el estado del pedido y ten un número de contacto de otra azafata con disponibilidad en caso de que la primera te falle.
  • La incertidumbre de confirmar el número de asistentes a tu evento. Ten claro que hasta el mismo día del evento eso será todo un misterio. La empresa de catering que has contratado te pide una aproximación (real) del número de comensales, y ahí debes ser hábil y tener en cuenta las posibles bajas y los espontáneos que deciden acudir a última hora. Lo mismo ocurre con el tan estudiado seating. Llegado el día, en la primera fila (la más visible) habrá una ausencia que tendrás que resolver en ese mismo momento. En la entrada comienzan a acumularse aquellas personas que sí iban a asistir, pero “no vieron el e-mail” de confirmación y, por lo tanto, no tienen la entrada. Por si acaso, sitúa cerca una mesa de incidencias para gestionar rápidamente estos casos tan comunes.
  • Las colas de acreditaciones, lejos de ser ordenadas y rápidas. Un proceso relativamente sencillo puede transformarse en eternos minutos de espera de los invitados que, o bien habían olvidado su acreditación en casa o en el hotel, o no se habían registrado previamente… Son mil y una las situaciones que pueden ocurrir. Ten preparado un sistema de gestión integral de eventos que te permita tramitar rápidamente todo este proceso.
    Pecket permite el registro instantáneo de los datos de los visitantes, para remitirles por e-mail al momento su acreditación totalmente personalizada con el código QR. Dicho código se escanea desde cualquier dispositivo (¡incluso tu móvil!) sea Android o i OS.

Como ves, son varias las situaciones que se viven en los eventos, sean del tipo que sea. Lo mejor es tomárselo con humor y apuntarse todos los imprevistos que hayan surgido para que, a la próxima, sean menos las Leyes de Murphy que se vayan a aplicar.

¿Quieres conocer cómo puede ayudarte PECKET? Escríbenos a eventos@pecket.es y te informaremos de todas las funcionalidades, para sacarle el máximo partido a tu evento.