Un evento no es únicamente lo que ves preparado al entrar en el espacio donde se está celebrando el acto. Son varios los elementos que se han tenido, tienen y tendrán en cuenta para que ese evento sea un éxito. Ante todo, ten en cuenta que el tiempo, la organización y respetar todas las fechas definirán el futuro de tu acto.
¡No te pierdas, a continuación, los aspectos más relevantes a tener en cuenta para que no se te pase ni un detalle!
ANTES DE LA CELEBRACIÓN DEL EVENTO
- Antes de ponerse manos a la obra, debes tener muy claro qué es lo que pretendes conseguir a través de este evento. Es decir, ¿qué objetivos lo definen? ¿cómo vas a conseguirlo? ¿con qué medios cuentas y qué te hará falta? ¿qué información posees? ¿tienes claro quién se encargará de cada tarea? ¿qué venues se adaptan a la idea del evento? ¿con qué presupuesto cuento? ¿habrá patrocinadores?
- Además, es necesario que tengas claro cuál será la imagen que definirá el evento, para que desde un principio quede fijada y no se desvíe en el largo camino que le espera hasta el día de la celebración. Además, tu imagen debe ser coherente con tu marca y los objetivos del evento. Del mismo modo, ten preparado un listado de proveedores de todos los servicios que necesitarás (medios audiovisuales, azafatas, catering, imprenta, transporte, merchandising, portes…)
- Ten en cuenta que los espacios de celebración de eventos suelen estar muy solicitados. Hay sitios que necesitarás reservarlos con más de un año de antelación. Procura disponer de varias fechas, pues no siempre coincidirá tu petición con la compatibilidad del espacio. ¿Sabes a quién vas a invitar? ¿y por qué lo harás? ¿crees que querrán venir? ¿dispones de un sistema de envío de invitaciones, seguimiento y confirmaciones? PECKET dispone de un sistema de pre-invitados, a través del cual permite cargar el listado de asistentes que hayas realizado y hacerles llegar un correo electrónico para que confirmen si acudirán o no al evento.
- Si vas a ofrecer servicio de catering, ¿has tenido la posibilidad de probar el servicio antes? ¿crees que el público tendrá suficiente con el menú contratado? ¿hay posibilidades de organizar una cata previa? El servicio de catering es una de las piezas clave para asegurarse el éxito del evento, por lo que es interesante que proporciones información sobre el acto a la empresa de catering para que tenga claro importantes factores como, por ejemplo: cómo debe distribuirse en la sala, cuándo, el tipo de público asistente o la temática, ya que la decoración o menaje que utiliza la empresa puede ofrecerte posibilidades que se adapten mejor.
- Comprueba previamente que funcionan los archivos que van a utilizarse en los diferentes dispositivos, si se ven correctamente, que contengan los logos pertinentes y actualizados, siguiendo el manual corporativo de la empresa. Prepara un plan B, por ejemplo, teniendo una versión de la información a enseñar en un pendrive y en la nube. Asegura el orden de las presentaciones con el equipo para que no se adelanten o retrasen en el transcurso del acto.
EL DÍA DEL EVENTO
- En el día del evento probablemente no pares quieto/a mucho tiempo, pues deberás estar presente y disponible, con el móvil en mano para atender a todas las situaciones inesperadas que van a ir surgiendo.
- Comprobar la correcta recepción de todos los materiales, confirmar que el personal que va a trabajar en el evento conoce sus funciones, a quién dirigirse en caso de incidencias, distribución del espacio…
- Hacer una prueba de todos los medios audiovisuales que van a utilizarse, así como la correcta reproducción de los archivos. Tener claro el cronograma del evento y saber comunicarlo al personal para que no se adelanten o se retrasen.
- Montaje de la cartelería y chequear que la misma está distribuida según el plan determinado previamente. Ten a mano una copia de los diseños de la cartelería para poder compararlo con la señalética final.
- Revisar periódicamente la asistencia del público. Con PECKET podrás sacar informes instantáneos para hacer check en este punto y saber cuántos han faltado o decidir si comenzar o retrasar el inicio de alguna función si ves que todavía no ha llegado la mayor parte de los invitados.
- Si hay contratos con patrocinadores ¿se está cumpliendo lo acordado? ¿han dado el OK a las acciones firmadas?
EL POST-EVENTO
- Es interesante realizar una reunión al finalizar el evento con los responsables de las áreas implicadas en la realización del mismo, con el fin de evaluar si se ha cumplido el objetivo principal, así como los objetivos marcados por cada responsable. ¿Cuáles han sido los aciertos y cuáles los errores? ¿dependían del organizador o de agentes externos? ¿pueden resolverse para evitar repetirlos en la próxima ocasión?.
- Elaborar un informe con los datos de los asistentes, gastos extras no contemplados, si el presupuesto se ha adaptado o ha sido insuficiente, si se requería más personal, más material audiovisual, más seguridad, más limpieza, etc.
- Enviar una encuesta de satisfacción a todos los asistentes. De esta forma conoceremos de primera mano los puntos de mejora y los logros obtenidos.
- Publicación en diferentes redes sociales del material audiovisual o fotográfico del evento. De esta forma se puede aprovechar el impacto mediático que pueda provocar, así como incitar al público a participar en la siguiente edición del evento.
- Agradecer a todo el equipo implicado en el evento y a todos los invitados del evento su asistencia al mismo. Esto ayudará a mantener una conexión con los diferentes públicos a largo plazo y evitar que dicha unión termine cuando finaliza el evento, es decir, conseguir el tan ansiado engagement.
- Por último, y volviendo al punto de los patrocinadores ¿han quedado satisfechos con el resultado? ¿en qué se ha fallado? ¿hay posibilidades de colaborar en un futuro?.
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