Poco a poco vuelven los eventos. Pero lo más importante en esta, mal llamada, era posCOVID es ofrecer a asistentes y promotores la máxima seguridad a la hora de celebrar y acudir a un evento sea de la tipología que sea. Para ello es importante cumplir las normativas al respecto, pero también rodearse de proveedores que se cumplan con los requisitos necesarios.
Hacer un evento seguro depende del organizador, es su labor cerciorarse de que las empresas de las que se rodea están preparadas para esta nueva normalidad y también de aplicar las medidas oportunas dentro de su organización y su operativa diaria. Algunos de los puntos a tener en cuenta, especialmente a partir de ahora serán:
- Venue/ recinto. En primer lugar debemos asegurarnos de que el lugar elegido para nuestro evento cumple con las normativas básicas marcadas por la Comunidad Autónoma en la que se localiza, además de la norma general marcada por el ICTE para el sector MICE. Estas varían dependiendo si el lugar seleccionado es un palacio de congresos o bien un hotel u otro tipo de recinto, pero cada una debe cumplir con sus requisitos y es labor de la empresa organizadora el supervisarlo. Además a la hora de calcular las dimensiones del espacio debemos considerar las nuevas pautas de distanciamiento y nuevos aforos máximos posibles. En la actualidad los espacios al aire libre que ofrecen una mayor sensación de seguridad y permiten mayores aforos cobran relevancia.
- Personal auxiliar. Si en los eventos anteriores a la COVID el personal era uno de los puntos claves por la interacción con los asistentes y otros implicados en el eventos como ponentes, expositores… su papel ahora se vuelve aún más relevante. ADEAZA y sus empresas asociadas han elaborado una guía de recomendaciones y medidas para reducir el contagio. Además numerosas empresas del sector han formado a su personal específicamente en protocolos de actuación frente a la COVID. Pero además debemos orquestar que el resto de personal involucrado: fotógrafos, cámaras, etc. apoyen en su trabajo al cumplimiento de las normas especialmente en tomas grupales y similares.
- Registro y acreditaciones. En todos nuestros eventos a partir de ahora, y más que nunca, debemos promover el registro online y facilitar el acceso sin contacto. PECKET ofrece la ventaja de permitir la lectura de códigos desde el teléfono móvil (sin necesidad de imprimir la acreditación) y desde cualquier dispositivo móvil o sistema de tornos (en caso de que el recinto disponga de ellos). Para aquellos preocupados por los procesos sostenibles, la ausencia de la necesidad de impresión es otro punto favorable a sumar al proceso.
- Servicios audiovisuales. En la nueva normalidad se deben sin duda minimizar los contactos, no sólo los personales, sino también con superficies que puedan verse comprometidas. Es por ello que entre otras medidas a considerar se debe priorizar el uso de micrófonos personales no transferibles, aumentar la limpieza en atriles y sillas/butacas en los cambios de ponentes, utilizar sistemas de traducción simultánea que no funciones a través de APP móviles o limitar el contacto personal entre ponentes y técnicos entre otros.
- Transporte. Si bien la normativa vigente permite los viajes en autobús (con mascarilla) debemos reaccionar a las posibles susceptibilidades de nuestros asistentes, o ponentes. Se deberá contar con opciones de transporte alternativo y en caso necesario habilitar mayores espacios destinados al aparcamiento para transporte privado.
- Información. Se hace imprescindible en estos momento que la información fluya entre los diferentes implicados en un evento. Es necesario informar a los usuarios de las medidas de seguridad y protocolos sanitarios que se van a encontrar, no solo para su tranquilidad y confianza, sino también para que conozcan los detalles sobre las condiciones de acceso a nuestro evento. Pero no solo de cara a los asistentes sino también a todo el personal implicado (propio y ajeno) que debe hacer como suyas las medidas de prevención.
- Seguimiento. Los eventos profesionales suelen caracterizarse con la recolección y el uso de datos personales/ laborales de los asistentes. Gracias a esa ventaja adquirida a lo largo del tiempo disponemos de una inestimable herramienta para asegurar la trazabilidad en caso de que suceda cualquier incidente.
Para terminar debemos tener claro que el término «Covid free» no debe tomarse a la ligera, y en todo caso, deberíamos evitar su uso, ya que induce a una falsa seguridad muy peligrosa a la hora de tomar medidas de prevención. Será mucho más efectivo que listemos las medidas más relevantes llevadas a cabo si lo que queremos es ofrecer confianza a nuestros asistentes. Aunque los eventos profesionales puedan parecer, por la naturaleza de sus asistentes, eventos más fáciles de controlar a nivel seguridad no debemos olvidar que tratamos con personas y cada una gestiona su interacción con la desescalada de forma diferente.