Si vas a organizar un evento, no olvides calcular cuánto personal será necesario para llevar a cabo un evento con éxito. El número de trabajadores se verá determinado por las necesidades y características del evento, así como por el número de asistentes.

Para organizar un evento es primordial hacerse determinadas preguntas como; ¿con cuánto personal propio cuento?, ¿cómo se crea el equipo de un evento?, ¿qué funciones debe cumplir cada empleado?, ¿cuáles son los objetivos del evento?, ¿con qué presupuesto contamos?

1. Personal de acreditaciones

El personal dedicado a las acreditaciones es el primer contacto físico que tiene el asistente con nuestro evento o nuestra marca y «nunca tendrás una segunda oportunidad de causar una buena primera impresión». Los asistentes, como cualquier cliente, no quieren esperar, no han venido a nuestro evento a hacer colas y por eso debemos agilizar lo máximo posible el proceso de acreditación. Debemos calcular el tiempo que nuestro personal dedica a acreditar un nuevo asistente, en registrar un asistente que ha olvidado su badge o aquellos que requieren un cambio de datos entre otros. Por eso es muy importante contar con un sistema de acreditaciones ágil y sencillo como PECKET, que permita a nuestro personal familiarizarse rápidamente con él y que minimice las incidencias. Una vez realizado el cálculo debemos sopesar cuánto tiempo es razonable para la espera en una fila, y, por supuesto, ver fórmulas para reducir los tiempos que las diferentes gestiones tardan en llevarse a cabo. Con todo ello tendremos una aproximación de la cantidad de personal que vamos a necesitar.

Otro de los factores relevantes a tener en cuenta es saber si se trata de simplemente acreditar a los asistentes o si además se les debe hacer entrega de algún tipo de material o bolsa de congresista. ¿Hay diferentes tipos de acreditaciones que requieran entregar diferente material? Estos procesos aumentan considerablemente el tiempo de gestión por cada asistente y debemos tenerlo en cuenta a la hora de planificar nuestras plantillas.

Otro detalle a la hora de calcular el número de personas que debemos destinar a los puestos de acreditaciones es la relacionada con el tipo de evento que estamos organizando. Si se trata de un evento con una hora fija de comienzo, como por ejemplo un congreso, lo más probable es que los asistentes lleguen en un breve periodo de tiempo, y por lo tanto necesitemos más cantidad de personal durante un periodo más corto. Por otro lado si nuestro evento es algo más abierto, como una feria, el flujo de visitantes será más escalonado pero deberemos tener en cuenta las horas pico del mismo (apertura, regreso de la hora de comida, comienzo de algún acto dentro del comienzo ferial…). Esto nos permitirá, no solo ajustar la cantidad de personal, sino también los horarios del mismo, lo que conlleva a menudo un importante ahorro.

 

Plataforma de Negocio

 

2. Control de accesos

Lo primero que debemos tener en cuenta es el número de personas que es capaz de acreditar un único dispositivo (pistola, móvil o similar) en un tiempo determinado. Y al igual que con las acreditaciones deberemos tener en cuenta los flujos de entrada, también los de salida en caso de que se controle el aforo o se trate de un evento de acceso único. Una vez controladas estas dos variables podemos empezar a determinar cuántas personas y en qué horarios vamos a necesitar personal para los puestos de control de accesos.

Para mejorar los resultados sobre cuántas personas puede registrar un dispositivo, es importante que nuestro sistema de lectura sea lo más fiable posible y que esté preparado para eventos en los que contemos con poca luz, o en los que la luz pueda incidir sobre las acreditaciones creando brillos que dificulten la lectura de las mismas.

Otra factor a tener en cuenta es la conectividad del espacio donde celebramos nuestro eventos. Muchas plataformas de acreditaciones requieren de una conexión a Internet continua para funcionar. Lo que implica que en casos de caída de la red WIFI se generen incidencias que retrasan el acceso y en muchos casos obligan a volver a pasa por acreditaciones. Sin embargo, otras soluciones del mercado como PECKET permiten la descarga de datos en el terminal con lo que no se precisa una conexión continua ni de mucha potencia.

 

Aunque hay que tener los presupuestos siempre en mente, nuestro consejo es no quedarnos cortos en recursos. Si finalmente no se producen picos de acreditaciones o accesos, o acude menos gente de la prevista siempre podremos reubicar al personal en otras tareas donde seguro resultarán útiles.

 

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